Nghị định quy định HĐLĐ điện tử là HĐLĐ được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy.
Theo quy định, việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ.
HĐLĐ điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ.
Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử bao gồm: Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết HĐLĐ theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động; nhà cung cấp eContract (hợp đồng điện tử) bảo đảm điều kiện quy định.
Để giao kết HĐLĐ điện tử, đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Cần có giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử, hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: Thẻ CCCD hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nghị định nêu rõ, HĐLĐ điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết HĐLĐ điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử trên eContract, bảo đảm các điều kiện theo quy định.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Theo quy định, HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau: Chủ thể giao kết HĐLĐ bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
HĐLĐ điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. HĐLĐ điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.
HĐLĐ bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ HĐLĐ điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
HĐLĐ được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Chậm nhất là ngày 1/7/2026, nền tảng HĐLĐ điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 1/7/2026.
T.An