Từ “núi” tài liệu tồn đọng đến dữ liệu số
Sau sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, tổng khối lượng tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên lên tới 50.503,5m gồm: 11.722,5m tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; 18.948m tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động và nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; cùng 19.833m tài liệu tại UBND cấp xã.
Trước thực tế này, ngày 2/4/2026, UBND tỉnh Thái Nguyên ban hành Kế hoạch số 132/KH-UBND, chính thức triển khai Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn toàn tỉnh.
Điểm đáng chú ý của chiến dịch là sự vào cuộc đồng bộ của cả hệ thống chính trị, từ cấp tỉnh đến cơ sở. Ngay sau khi kế hoạch được ban hành, Tổ Công tác tham mưu chỉ đạo, tổ chức, thực hiện chiến dịch được thành lập để trực tiếp chỉ đạo, điều phối các nhiệm vụ.
Sở Nội vụ giữ vai trò nòng cốt trong hướng dẫn chuyên môn, liên tục ban hành các văn bản đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ về số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu giấy và cập nhật hồ sơ điện tử. Song song với đó, lực lượng thường trực được bố trí để hỗ trợ các cơ quan, đơn vị xử lý những vấn đề phát sinh trong công tác văn thư, lưu trữ; từ cập nhật hồ sơ, văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản đến chỉnh lý, lựa chọn tài liệu đưa vào số hóa.
Với khối lượng tài liệu cần rà soát, phân loại và số hóa rất lớn đặt ra bài toán không nhỏ về nhân lực. Thay vì chỉ trông chờ vào đội ngũ văn thư, lưu trữ, Thái Nguyên đã huy động nguồn lực từ nhiều ngành, lĩnh vực. Tổng cộng hơn 4.200 lượt người được huy động tham gia, gồm 1.824 công chức, viên chức; 2.200 giáo viên được điều động từ ngành giáo dục và 177 chiến sĩ lực lượng vũ trang địa phương.
Theo ông Sầm Văn Trân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, đến ngày 10/8, toàn bộ 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ban hành kế hoạch triển khai, thành lập Ban Chỉ đạo hoặc Tổ công tác, tổ chức tập huấn nghiệp vụ và huy động nhân lực thực hiện.
“Sở Nội vụ ban hành hơn 65 văn bản hướng dẫn, đôn đốc, đồng thời trực tiếp kiểm tra tại cơ sở. Hơn 4.200 lượt cán bộ, công chức, viên chức, giáo viên và lực lượng vũ trang được huy động tham gia”, ông Trân cho biết.
Cách làm này cho thấy một chuyển biến quan trọng: số hóa tài liệu không còn là nhiệm vụ riêng của bộ phận văn thư, lưu trữ hay công nghệ thông tin mà đã trở thành nhiệm vụ chung của cả hệ thống chính trị.
Hơn 8,53 triệu trang tài liệu được đưa lên môi trường số
Sau 100 ngày triển khai, các mục tiêu trọng tâm của chiến dịch cơ bản hoàn thành. Tổng khối lượng tài liệu được scan đạt 1.592,1m, tương đương 8.530.522 trang A4. Trong đó, khối sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh số hóa 6.378.559 trang; khối UBND các xã, phường, thị trấn số hóa 2.151.963 trang. Đáng chú ý, 113/113 đơn vị hoàn thành 100% mục tiêu số hóa tài liệu từ năm 2015 trở về trước.
Theo ông Sầm Văn Trân, Chiến dịch “100 ngày số hóa” theo Kế hoạch 132 đã tạo cú hích mạnh cho công tác lưu trữ và chuyển đổi số tại Thái Nguyên. Hơn 8,53 triệu trang tài liệu được số hóa cùng hàng trăm nghìn hồ sơ điện tử được tạo lập, chuẩn hóa cho thấy quy mô lớn của chiến dịch.
Tuy nhiên, giá trị lâu dài không chỉ nằm ở số lượng tài liệu được đưa lên môi trường số. Quan trọng hơn, chiến dịch góp phần thay đổi tư duy quản lý, trong đó dữ liệu ngày càng được nhìn nhận như một nguồn lực quan trọng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.
Kết quả số hóa hồ sơ cũng gắn với những chuyển biến trong cải cách hành chính của tỉnh. Đến nay, Thái Nguyên đã hoàn thành 13/23 nhiệm vụ trọng tâm theo kế hoạch. Chỉ số cải cách hành chính năm 2025 đạt 92,54%; Chỉ số hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước đạt 84,64%, xếp thứ 6/34 tỉnh, thành phố.
Các sáng kiến như “Luồng xanh 24 giờ”, “Luồng xanh 60%”, bản đồ số, đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến và số hóa hồ sơ tiếp tục được triển khai, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính.
Những kết quả trên cho thấy, từ Chiến dịch 100 ngày, Thái Nguyên đang tạo dựng nền móng quan trọng để kiến tạo một nền hành chính số hiện đại, minh bạch, hiệu quả, trong đó dữ liệu trở thành nền tảng cho công tác quản lý, điều hành.
Phương Anh