Bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính
Cần làm thủ tục đăng ký khai sinh trực tuyến cho con, chị Nguyễn Thu Trang (phường An Phong, TP Hải Phòng) đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của phường. Bên góc phải màn hình máy tính, một trợ lý ảo đặc biệt xuất hiện, đoạn hội thoại (chatbot) hiện lên với dòng chữ: “Xin chào anh/chị. Tôi là trợ lý ảo phường Nam Đồng. Tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn: Tra cứu thủ tục hành chính; cung cấp thông tin địa phương; cập nhật chính sách mới; thông tin lịch, sự kiện, tin tức mới nhất trên địa bàn phường…”. Sau đó, chị Trang nhập yêu cầu: “Tôi cần làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân”. Ngay lập tức, chị nhận được hướng dẫn đầy đủ về hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, thời gian giải quyết.
Anh Hoàng Minh Khang cần đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Nhờ trợ lý ảo, anh đã được hướng dẫn từng bước và hoàn tất thủ tục trực tuyến dễ dàng. Anh Khang cho biết: “Tôi tham gia nhóm zalo của phường từ tháng 3. Trước đây mỗi khi cần giải quyết thủ tục hành chính, tôi phải lên phường hoặc hỏi qua nhiều người; nay chỉ cần mở điện thoại, vào zalo, sử dụng ứng dụng Chatbot AI đặt câu hỏi là sẽ nhận câu trả lời cụ thể cho từng lĩnh vực. Nhiều câu hỏi được trả lời rất nhanh, tiện lợi cho người dân".
Theo ghi nhận, tại phường An Phong, lượng người đến làm thủ tục hành chính trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công giảm đáng kể từ khi triển khai ứng dụng trợ lý ảo. Nhiều thủ tục đơn giản được người dân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ trước, hạn chế tình trạng phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.
Ông Đào Văn Thắng, Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở KH&CN TP Hải Phòng) cho biết, những mô hình ứng dụng trợ lý ảo trong giải quyết thủ tục hành chính tại các địa phương bước đầu cho thấy không chỉ giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí xã hội, công cụ này còn góp phần thay đổi cách thức tương tác giữa chính quyền và người dân theo hướng hiện đại, thân thiện hơn.
Tại tỉnh Phú Thọ, cùng với quá trình tinh gọn tổ chức bộ máy, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính của người dân và doanh nghiệp ngày càng tăng. Theo số liệu của Sở Nội vụ, từ đầu năm đến nay, toàn tỉnh đã tiếp nhận trên 320.000 hồ sơ thủ tục hành chính; trong đó, tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến đạt trên 95%, tỷ lệ cấp kết quả điện tử đạt trên 92%, tỷ lệ số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết đạt trên 92%.
Nhiều địa phương trong tỉnh có số lượng giao dịch lớn, trung bình mỗi ngày bộ phận "một cửa" tiếp nhận trên 50 hồ sơ. Khối lượng công việc lớn đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ, công chức nhưng vẫn bảo đảm chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, từ tháng 9/2025, VNPT Phú Thọ đã phối hợp với các cơ quan chức năng triển khai thí điểm hệ thống trợ lý ảo AI tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và một số địa phương gồm các phường Việt Trì, Vĩnh Yên, Hòa Bình cùng các xã Thổ Tang, Phùng Nguyên và Yên Trị. Hệ thống được tích hợp trực tiếp trên nền tảng giải quyết thủ tục hành chính và máy tính tại bộ phận một cửa.
Trợ lý ảo AI có khả năng hỗ trợ cán bộ và người dân tra cứu thông tin, nhận diện thành phần hồ sơ, tóm tắt nội dung văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp biểu mẫu, mức phí, lệ phí và thời gian giải quyết từng thủ tục cụ thể.
Theo đánh giá của các đơn vị chức năng, thời gian tiếp nhận một hồ sơ hành chính giảm từ 10 phút xuống còn khoảng 5 phút, góp phần rút ngắn thời gian chờ đợi của người dân, nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Khả năng hỗ trợ giải đáp tự động 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin về thủ tục hành chính mà không phụ thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước. Đây là tiện ích đặc biệt hữu ích đối với người dân ở vùng sâu, vùng xa hoặc những trường hợp không có điều kiện đến trực tiếp bộ phận "một cửa" để tìm hiểu thủ tục.
Ứng dụng AI cũng góp phần giảm tải đáng kể cho đội ngũ cán bộ tiếp nhận hồ sơ khi nhiều câu hỏi thường gặp đã được hệ thống tự động giải đáp. Nhờ đó, cán bộ, công chức có thêm thời gian tập trung xử lý những công việc mang tính chuyên môn sâu, nâng cao năng suất lao động và chất lượng phục vụ.
Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa thông tin và quy trình hướng dẫn giúp hạn chế sai sót trong tiếp nhận hồ sơ, nâng cao tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn, đồng thời gia tăng mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đối với cơ quan hành chính Nhà nước.
Còn tại Đà Nẵng, đề án thí điểm Bản sao số TP Đà Nẵng vừa được triển khai là bước đi quan trọng trong tiến trình hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Đà Nẵng trở thành đô thị thông minh, thành phố đổi mới sáng tạo và “AI City”.
Bản sao số - Digital Twin không chỉ là mô hình 3D của đô thị mà là một môi trường dữ liệu số tích hợp, cho phép kết nối dữ liệu quy hoạch, đất đai, hạ tầng kỹ thuật, công trình xây dựng, môi trường, giao thông và các dữ liệu chuyên ngành khác trên một nền tảng thống nhất. Từ đó, cơ quan quản lý có thể trực quan hóa hiện trạng, giám sát, phân tích, mô phỏng, dự báo và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tiến tới mọi giao dịch giữa người dân và chính quyền sẽ thực hiện trên môi trường số
Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2035 (Đề án 06) do Chính phủ ban hành mới đây đặt mục tiêu đến năm 2030 hoàn thiện các nền tảng, tiện ích cốt lõi, đảm bảo người dân, doanh nghiệp được thụ hưởng dịch vụ số thuận tiện, nhanh chóng, an toàn, không còn rào cản về giấy tờ, thủ tục hành chính theo địa giới hành chính.
Hệ sinh thái dữ liệu dân cư quốc gia được xây dựng thành công, kết nối liên thông đa ngành; dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” được khai thác hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và yêu cầu quản trị, điều hành đất nước.
Tầm nhìn đến năm 2035, Chương trình Đề án 06 hướng tới xây dựng Việt Nam trở thành quốc gia số phát triển bền vững, toàn diện. Trong đó, mọi giao dịch giữa người dân và chính quyền đều được thực hiện trên môi trường số. Các cơ sở dữ liệu quốc gia, với dữ liệu dân cư là hạt nhân được kết nối, chia sẻ và sử dụng hiệu quả để phục vụ xây dựng Chính phủ thông minh, cho phép ra quyết định trên cơ sở dữ liệu thời gian thực. Người dân được thụ hưởng các dịch vụ số được cá nhân hóa, tự động, thuận tiện theo từng sự kiện cuộc đời. Văn hóa số, kỹ năng số trở thành phổ cập trong toàn xã hội.
Để đạt các mục tiêu trên, Chương trình Đề án 06 đặt ra các nhiệm vụ và giải pháp. Trong đó, về phục vụ giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến sẽ tập trung thực hiện việc tái cấu trúc, cắt giảm thành phần hồ sơ, đơn giản hóa thủ tục dựa trên dữ liệu.
Theo đó, trong tháng 9, Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ KH&CN triển khai AI, trợ lý ảo để hỗ trợ dịch vụ công, thủ tục hành chính. Bộ Công an cũng được giao chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, các bộ ngành, địa phương kết nối, tích hợp đăng nhập tài khoản định danh, đặc biệt tài khoản định danh tổ chức, người nước ngoài phục vụ dịch vụ công, giải quyết thủ tục hành chính. Thời gian thực hiện trong tháng 12.
UBND các địa phương chủ trì, phối hợp với các Bộ: Công an, Tư pháp, KH&CN, Y tế nghiên cứu đề xuất giải pháp “Trạm công dân số” tại các địa điểm công cộng, cơ quan hành chính và trung tâm dịch vụ. Nhiệm vụ này sẽ thực hiện trong tháng 1/2027.
Theo đề án, ứng dụng VNeID sẽ được xây dựng thành nền tảng số quốc gia đa tiện ích phục vụ chuyển đổi số, phát triển công dân số. VNeID cũng trở thành kênh giao tiếp chính thức, đảm bảo an toàn, bảo mật, hiệu quả giữa người dân với Nhà nước, người dân với doanh nghiệp và người dân với người dân.
Hà Châu
